Solución de Gestión Documental y Digitalización

¿Qué es DoMUS?



Gestión Documental

DoMUS es la Solución de Gestión Documental desarrollada por Arnaldo C. Castro S.A., que optimiza el manejo de la información y maximiza la operatividad de su empresa. Cada área de la organización tendrá acceso a información pertinente al instante, pudiendo almacenar y consultar diferentes tipos de documentos de acuerdo a la necesidad de gestión. DoMUS organiza todos los documentos en el lugar correcto, contribuyendo efectivamente a la toma de decisiones corporativas.

¿Por qué considerar aplicar la Gestión Documental en mi empresa?

Actualmente, el volumen, complejidad y diversidad de información estructurada y no estructurada que maneja una empresa han inducido a las organizaciones a apoyarse en herramientas y soluciones de gestión documental para optimizar sus procesos y conservar información de importancia vital.

¿Sabía qué…?

  • El 10% de las horas de laborales se utilizan para la búsqueda de información.
  • El 50% del tiempo de trabajo se emplea en la generación y entrega de documentación.
  • El 70% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.
  • El 50% de los documentos de la empresa están obsoletos.
  • El 30% son copias de otros documentos.
  • Estadísticamente, si producir un papel cuesta $1, mantenerlo costará $5, administrarlo $25 y recuperarlo en caso de extravío $250.


Problemas del papel como soporte de la información

El papel, tradicional soporte de información, tiene asociados una serie de problemas:

La indisponibilidad de información, por lo general, es debido a que está siendo utilizada por otra persona, lo que implica demoras por esperas, o la necesidad de realizar copias. El extravío de información puede ser debido a olvidos, archivado incorrecto de los documentos en papel, entre muchas otras situaciones; esto ocasiona que sea muy difícil, y la mayor parte de las veces imposible, su recuperación.
En una empresa es habitual el manejo de más de una copia de un documento. Estas copias transitan por distintas vías de la empresa a través de los procesos internos. El problema con las copias es: ¿cuál es la válida? Aunque en un principio cada una de las copias son iguales, a medida que son utilizadas sufren transformaciones.
Cuando un usuario necesita información debe realizar una búsqueda o una solicitud al archivo para acceder a ella. Muchas veces esta información está en lugares alejados, en múltiples fuentes u ordenada bajos diferentes criterios, lo que implica que su recuperación sea difícil y lenta, y en diversas ocasiones imposible.
El uso, el paso del tiempo, las condiciones en las que se encuentra el archivo físico, (grado de humedad, temperatura, polvo, herrumbre, presencia de insectos, roedores u otros) o un siniestro como un incendio, en donde lo que no destruye el fuego lo destruye el agua de los bomberos, deteriora el papel y la documentación es destruida o termina siendo parcial o totalmente ilegible, con roturas, manchas y marcas.
La información que contiene un documento soportado sobre papel es muy difícil de proteger. Aunque un documento que no puede ser visto por cualquier usuario esté marcado con algún sello de “Confidencial” o similar leyenda, esta medida no garantiza la privacidad de dicha información.
Son necesarios grandes espacios destinados para el archivo de la documentación en papel, los cuales deben cumplir con estrictos criterios en cuanto a las condiciones ambientales y, adicionalmente, necesitan de personal especializado para el manejo del mismo, redundando en costos elevados.
Un usuario que se conecta a DoMUS puede acceder a cualquier documento sobre el cual tenga asignados permisos de acceso. Esto puede realizarse a través de la red de su empresa, dentro de una Intranet o de forma remota a través de Internet.
El usuario de DoMUS podrá acceder a través de una única interface a toda la información almacenada. Ya no será necesario realizar copias, ni habrá demoras por búsquedas en lugares remotos; todos los documentos estarán disponibles inmediatamente en un solo lugar.
Toda la información que se encuentra dentro de DoMUS está almacenada en forma ordenada y clasificada de acuerdo a las características de cada uno de los documentos. Por esta razón, la recuperación de los documentos se puede realizar de forma fácil y eficiente utilizando múltiples criterios de acceso basados en combinaciones de los atributos, características y tipos de documentos, entre otros.
La reducción del volumen físico de almacenamiento como consecuencia de la eliminación del papel como soporte de la información reduce costos. Según datos estadísticos, si producir un papel cuesta $1, mantenerlo costará $5, administrarlo $25 y recuperarlo en caso de extravío $250.
Todas las organizaciones tienen políticas de seguridad con respecto a la información a la que puede acceder cada uno de sus miembros. DoMUS adopta fácilmente dichas políticas, estableciendo permisos de acceso para usuarios particulares o para grupos sobre los diferentes módulos, los documentos y las páginas dentro de un documento.
Utilizando tecnologías de última generación como la firma digital, se controla que los documentos que están almacenados dentro del DoMUS no sean alterados, garantizando que son copia fiel del original.
DoMUS fue diseñado pensando en la administración y control de la información que contiene. Por lo tanto es considerado fundamental llevar una auditoría de todas las actividades que se realizan sobre los documentos almacenados. Esta funcionalidad garantiza que en el momento deseado y con la profundidad requerida, se puedan efectuar extracciones de información relacionadas a la creación, eliminación, acceso y otras actividades relacionadas a los documentos y los usuarios que tienen derechos sobre ellos.
Con los sistemas tradicionales de archivo en papel es imposible realizar respaldos de la información por inconvenientes de espacios físicos y recursos que ocasiona la duplicación de la información y su posterior actualización. Con DoMUS, es posible realizar de forma fácil y eficiente respaldos de toda la información almacenada, ya sea en cintas, CD, DVD, Discos Ópticos, pudiendo recuperar de forma rápida la información siniestrada.
Cuando la información se encuentra documentada en soportes tradicionales (papel), ésta viaja por una vía diferente que los procesos de gestión. En un sistema automatizado es posible integrar la documentación a los procesos de la empresa. La integración de DoMUS con herramientas de workflow, CRM, ERP entre otras, se logra de forma fácil y rápida, obteniendo así un alto grado de automatización y eficacia de los procesos organizativos.
DoMUS marca una diferencia en la gestión interna de las empresas, permitiendo un mejor y más eficiente servicio al cliente. Con sólo implementar un sistema de consultas a través de Internet integrando DoMUS con los sistemas actuales de la empresa, cada cliente tendrá acceso de forma segura y confidencial a su información sin la necesidad de trasladarse, desde cualquier lugar y cuando sea necesario.

Medio ambiente

DoMUS contribuye con la preservación del medio ambiente y ayuda a evitar gastos innecesarios de papel, fomentando la eliminación de copias e impresiones. Los gastos de papeles son uno de los principales motivos del desmalezamiento en el mundo. DoMUS ayuda a evitar este desperdicio, no solo en cuanto a papel, sino también evitar gastos de energía y agua.