Problemas del papel como soporte de la información
El papel, tradicional soporte de información, tiene asociados una serie de problemas:
Información no disponible o extraviada expand_more
La indisponibilidad de información, por lo general, es debido a que está siendo utilizada
por otra persona, lo que implica demoras por esperas, o la necesidad de realizar copias.
El extravío de información puede ser debido a olvidos, archivado incorrecto de los
documentos en papel, entre muchas otras situaciones; esto ocasiona que sea muy difícil, y la mayor parte de las veces imposible, su recuperación.
Documentos repetidos o en múltiples fuentes expand_more
En una empresa es habitual el manejo de más de una copia de un documento. Estas
copias transitan por distintas vías de la empresa a través de los procesos internos.
El problema con las copias es: ¿cuál es la válida? Aunque en un principio cada una de las copias son iguales, a medida que son utilizadas sufren transformaciones.
Recuperación ineficiente expand_more
Cuando un usuario necesita información debe realizar una búsqueda o una solicitud al archivo para acceder a ella. Muchas veces esta información está en lugares alejados, en múltiples fuentes u ordenada bajos diferentes criterios, lo que implica que su recuperación sea difícil y lenta, y en diversas ocasiones imposible.
Deterioro del papelexpand_more
El uso, el paso del tiempo, las condiciones en las que se encuentra el archivo físico,
(grado de humedad, temperatura, polvo, herrumbre, presencia de insectos, roedores u
otros) o un siniestro como un incendio, en donde lo que no destruye el fuego lo destruye
el agua de los bomberos, deteriora el papel y la documentación es destruida o termina siendo parcial o totalmente ilegible, con roturas, manchas y marcas.
Protección de la información expand_more
La información que contiene un documento soportado sobre papel es muy difícil de proteger. Aunque un documento que no puede ser visto por cualquier usuario esté marcado con algún sello de “Confidencial” o similar leyenda, esta medida no garantiza la privacidad de dicha información.
Espacio físico de archivo expand_more
Son necesarios grandes espacios destinados para el archivo de la documentación en
papel, los cuales deben cumplir con estrictos criterios en cuanto a las condiciones ambientales y, adicionalmente, necesitan de personal especializado para el manejo del mismo, redundando en costos elevados.
Compartir información expand_more
Un usuario que se conecta a DoMUS puede acceder a cualquier documento sobre el cual
tenga asignados permisos de acceso. Esto puede realizarse a través de la red de su empresa,
dentro de una Intranet o de forma remota a través de Internet.
Acceso universal expand_more
El usuario de DoMUS podrá acceder a través de una única interface a toda la información almacenada. Ya no será necesario realizar copias, ni habrá demoras por búsquedas en lugares remotos; todos los documentos estarán disponibles inmediatamente en un solo lugar.
Facilidad de recuperación de la documentación expand_more
Toda la información que se encuentra dentro de DoMUS está almacenada en forma
ordenada y clasificada de acuerdo a las características de cada uno de los documentos.
Por esta razón, la recuperación de los documentos se puede realizar de forma fácil y
eficiente utilizando múltiples criterios de acceso basados en combinaciones de los
atributos, características y tipos de documentos, entre otros.
Reducción de costos expand_more
La reducción del volumen físico de almacenamiento como consecuencia de la
eliminación del papel como soporte de la información reduce costos. Según datos estadísticos, si producir un papel cuesta $1, mantenerlo costará $5, administrarlo $25 y recuperarlo en caso de extravío $250.
Seguridad sobre los documentos almacenados expand_more
Todas las organizaciones tienen políticas de seguridad con respecto a la información a la
que puede acceder cada uno de sus miembros. DoMUS adopta
fácilmente dichas políticas, estableciendo permisos de acceso para usuarios particulares
o para grupos sobre los diferentes módulos, los documentos y las páginas dentro de un
documento.
Imposibilidad de alterar la informaciónexpand_more
Utilizando tecnologías de última generación como la firma digital, se controla que los
documentos que están almacenados dentro del DoMUS no sean alterados, garantizando
que son copia fiel del original.
Auditoríaexpand_more
DoMUS fue diseñado pensando en la administración y control de la información que
contiene. Por lo tanto es considerado fundamental llevar una auditoría de todas
las actividades que se realizan sobre los documentos almacenados. Esta funcionalidad
garantiza que en el momento deseado y con la profundidad requerida, se puedan
efectuar extracciones de información relacionadas a la creación, eliminación, acceso y
otras actividades relacionadas a los documentos y los usuarios que tienen derechos
sobre ellos.
Respaldo de la información expand_more
Con los sistemas tradicionales de archivo en papel es imposible realizar respaldos de la información por inconvenientes de espacios físicos y recursos que ocasiona la duplicación de la información y su posterior actualización. Con DoMUS, es posible realizar de forma fácil y eficiente respaldos de toda la información almacenada, ya sea en cintas, CD, DVD, Discos Ópticos, pudiendo recuperar de forma rápida la información siniestrada.
Velocidad de Procesamiento - Automatización de Procesos expand_more
Cuando la información se encuentra documentada en soportes tradicionales (papel), ésta viaja por una vía diferente que los procesos de gestión. En un sistema automatizado es posible integrar la documentación a los procesos de la empresa. La integración de DoMUS con herramientas de workflow, CRM, ERP entre otras, se logra de forma fácil y rápida, obteniendo así un alto grado de automatización y eficacia de los procesos organizativos.
Mejora en la atención al cliente expand_more
DoMUS marca una diferencia en la gestión interna de las empresas, permitiendo un mejor y más eficiente servicio al cliente. Con sólo implementar un sistema de consultas
a través de Internet integrando DoMUS con los sistemas actuales de la empresa, cada
cliente tendrá acceso de forma segura y confidencial a su información sin la necesidad
de trasladarse, desde cualquier lugar y cuando sea necesario.
